Pensando alla scuola spesso non ci si rende conto dell’enorme gestione dietro alle attività. Ogni periodo richiede di guardare sia al presente che al prossimo futuro con la massima cura. Così, ad esempio, alla chiusura delle scuole di giugno, si pensa già alla riapertura di Settembre. Una prassi ormai consolidata, con meccanismi e decisioni standard per ogni istituto scolastico.
Per comprendere meglio la quantità di lavoro necessario, prendiamo come esempio sempre il periodo tra la chiusura e la riapertura. I collaboratori scolastici, la segreteria, gli assistenti, il dirigente scolastico e ogni individuo coinvolto nei controlli, devono gestire contemporaneamente innumerevoli richieste. Quindi, mentre provvedono ai certificati, alle richieste di rinnovo, alle autorizzazioni, alle nuove iscrizioni e via dicendo, devono anche rispettare scadenze e dare risposte per tempo ai terzi coinvolti.
È un lavoro da sempre svolto manualmente, con comunicazioni tra segreterie e lunghe attese per una risposta. Pensando per esempio all’iscrizione al nuovo anno accademico, ci sono una serie di passaggi e criteri da rispettare. Il percorso dalla richiesta alla conferma potrebbe richiedere tempi molto lunghi, necessari per assicurarsi che ogni step sia stato correttamente rispettato.
Quindi ci si chiede: c’è un modo per alleggerire la comunicazione e i controlli?
Loop Scuola ha già la soluzione.
Automatizzare per aiutare e migliorare
In uno scenario dove i controlli delegati alle segreterie scolastiche sono sempre più numerosi, aiutarle nella gestione è fondamentale. Loop Scuola, lavorando al rientro di Settembre nel rispetto delle restrizioni di sicurezza, ha implementato delle soluzioni anche per migliorare i servizi di segreteria.
Prendono in esame le responsabilità legate ad ogni procedura, rimane particolarmente impressa l’importanza della corretta esecuzione e il rispetto delle scadenze. Per aiutare concretamente le scuole, entrambi questi due aspetti devono essere migliorati. Si intende, dunque, alleggerire il lavoro del personale scolastico, ma allo stesso tempo velocizzare e ottimizzare i controlli.
La chiave per raggiungere simili risultati è nell’automazione. L’utilizzo di Software di Intelligenza Artificiale per creare processi autoregolamentati in grado di provvedere alla gestione di interi percorsi, dalla prima richiesta alla conferma di completamento.
Le applicazioni di questa innovazione tecnologica nelle scuole sono innumerevoli. Con la giusta analisi delle catene di lavoro, si possono automatizzare processi manuali e controlli. Loop Scuola ha già sviluppato software di Intelligenza Artificiale per il rinnovo delle iscrizioni, la consegna dei documenti, le nuove iscrizioni, i colloqui d’ammissione e altro.
Non si tratta di “sostituire le segreterie”, che saranno comunque importanti per la vita della scuola. Piuttosto le si vuole aiutare nella gestione dei controlli e della comunicazione, permettendo loro di dedicare tempo e risorse ad altre attività. La parola d’ordine è “ottimizzare”, rendere tutto più fluido e sicuro.
Ci sono anche dei vantaggi che facilitano il lavoro di studenti e docenti. Ad esempio, nelle attività online anche solo associare i nomi a un volto sarebbe di grande aiuto. Con i processi automatizzati si può impostare la fototessera degli alunni, scelta al momento dell’iscrizione o del rinnovo, su tutti gli strumenti online.
Loop & Power Automate
La realizzazione di questa automazione è resa possibile dall’integrazione di Loop con Power Automate.
Power Automate è un servizio di Microsoft che consente la creazione di flussi di lavoro automatizzati. In questo modo si riescono a sincronizzare, appunto, le app e i servizi per la gestione di file, la raccolta dati, le risposte e molto altro.
Lo strumento si basa sulla creazione di flow grafici, ovvero diagrammi e schemi basati su risposte dicotomiche per indirizzare il processo dalla prima richiesta alla conferma. È implementabile con tutti gli altri strumenti di Microsoft 365, caratteristica che rende facilmente possibile estendere i servizi a terzi interessati. Si pensi, ad esempio, alle famiglie che hanno necessità di prenotare appuntamenti, di consegnare dei documenti o di farsi inviare dei certificati.
L’automazione inizia dall’elaborazione dati, e guida il soggetto verso il compimento dell’azione passando attraverso una serie di controlli. Già qui ci si rende conto di quanto il lavoro delle segreterie sia facilitato. Tutto il tempo che il personale scolastico impiegherebbe per la raccolta e la gestione delle richieste, potrà essere dedicato invece ad altre attività.
Power Automate offre garanzie anche in termini di sicurezza e precisione. Gli step per portare a conclusione una richiesta sono personalizzabili in base alle esigenze dell’istituto. Dunque, integrando Loop ai flow è possibile implementare sistemi monitorati ad ogni passaggio. Sulla base di ciò, mentre lavora per ampliarne i campi di applicazione, Loop Scuola ha già implementato software che aiutano le scuole nella gestione di:
- i rinnovi delle iscrizioni;
- le nuove iscrizioni;
- il controllo della modulistica;
Comunicazione e controlli Smart
Con Power Automate si automatizza tutto un processo manuale di comunicazione tra gli uffici della scuola fino allo studente esterno. Come abbiamo spiegato poco sopra, il tool funziona tramite flow che consentono la gestione del flusso. Le risposte che sbloccano l’accesso allo step successivo durante tutto il processo sono regolate dai connettori. Si possono considerare come le “condizioni” da rispettare per accedere alla fase successiva dell’azione che si vuole compiere.
Ad esempio, se il rinnovo dell’iscrizione richiedere:
- Esito positivo del superamento del precedente anno scolastico;
- Pagamenti del precedente anno scolastico in regola;
- Pagamento della prima rata della retta;
- Invio conferma del rinnovo dell’iscrizione.
Allora, al momento della richiesta di rinnovare l’iscrizione si dovranno inserire i dati richiesti. Questi verranno processati ed elaborati, integrando i database e gli strumenti di gestione Loop. Il flow creato comprenderà i quattro step elencati. Invece, i connettori stabiliscono, a seconda dei dati inseriti, a quale passaggio si è fermi. Così, ad esempio, se lo studente in questione ha superato l’anno accademico precedente, si controlla che sia in regola coi pagamenti. In caso non lo fosse lo si indirizza per regolare i conti. Se invece risulta in regola, gli si permette di pagare la prima rata della retta. Una volta che il pagamento è andato a buon fine, si invia la conferma dell’avvenuta iscrizione.
